Välj vilka cookies du vill godkänna

Kent Björner är konsult och Teamlead för M365-gruppen på Softronic. Kent har arbetat här i drygt 7 år. I denna intervju får du dels lära känna honom lite bättre, dels får du ta del av hans erfarenheter kring dokumenthantering, hur man bäst utnyttjar SharePoint & Teams samt vilka vanliga misstag de flesta företag gör.

Kent började jobba med SharePoint redan 2007. Det var mer en slump att han valde den banan eftersom han blev erbjuden att skriva sitt exjobb om just SharePoint 2007 och därefter blev erbjuden en anställning där.

-  SharePoint är en fantastisk produkt att jobba med, om man använder den på rätt sätt. Men ett vanligt misstag företag gör är att bara låta verksamheten börja använda produkten utan tydliga riktlinjer och utbildning i hur man ska använda SharePoint eller Teams för den delen.

Kent menar att SharePoint och Teams är relativt enkla produkter att börja använda men om man inte har en tydlig struktur kan det bli rörigt och man får svårt att hitta saker.

- Det gör att om man inte har någon form av utbildning kan det leda till att vissa personer ogillar det för de vet inte riktigt hur man ska jobba effektivt och smidigt i verktygen.

En annan sak han ofta märker är att många tror att SharePoint kan lösa allt och man använder det till saker som det inte lämpar sig för. Det är även vanligt att man hamnar i ett läge där man bygger sönder det.

Som konsult inom M365 består ofta dagarna av många olika saker alltifrån 3rdline supportärenden till att träffa kunder och arbeta i projekt.

- Eftersom jag har flera pågående kundprojekt gäller det att jag kan hålla flera bollar i luften samtidigt. Det är roligt och utmanade. Jag arbetar ibland på plats hos kunden och ibland remote. Det ser lite olika ut beroende på kund och projekt.

Utmaningar med dokumentstrukturen

Många kunder har utmaningar med att man behöver ”städa upp” sin dokumentstruktur och här menar Kent att det är viktigt att kika på följande saker:

1. Inventera avdelningsvis hur man arbetar och vad man nyttjar för funktioner och produkter inom M365 eller om man även använder externa produkter (Shadow IT).

2. Ta fram tydliga riktlinjer utifrån hur man bör använda Teams, SharePoint och OneDrive, detta så man vet när man ska använda vad och vart man ska spara vilken typ av filer.

3.  Utbilda era användare och tänk på att det finns olika nivåer på användare vissa behöver grundläggande utbildning och vissa kan behöva mer avancerad utbildning tänkt för Power users/Super admins. Dessa utbildningstillfällen kan också vara en bra början för att identifiera och bygga upp ett Power user/Super admins nätverk inom ert företag.

Använd SharePoint och Teams smart

När det kommer till hur man som användare eller företag kan arbeta smartare och mer effektivt i SharePoint och Teams menar Kent att det framför allt är viktigt att tänka på efterlevnaden, dvs se till att ni har en rutin som manuellt eller automatiskt rensar bort gamla data så man inte sparar allt.

Kent tycker inte att man ska stänga av möjligheten för användare att själva skapa Teams, men det är viktigt att man har en bra beställningsrutin för hur du skapar Teamsytan så att du får in lite mer Metadata kring Teamet. Detta möjliggör att du kan sätta fler än en ägare och sätta slutdatum utifrån behov. Man kan exempelvis göra detta genom PowerApps.

-  Använd gärna metadata och etiketter för att tagga dokument och sajter i SharePoint utifrån känslighet med mera. Detta underlättar införandet av AI/CoPilot. Sen tycker jag det är bra att även skapa en Power user grupp, där personer som gillar förändring och nya funktioner ingår så de kan dela med sig av erfarenheter och hjälper kollegor.

Genom skapandet av Power user grupper får IT en förlängd arm ute i verksamheten som kan hjälpa till.

-  De kan förslagsvis ha möten 3-4ggr per år där man pratar om nya funktioner som kommer eller har kommit den senaste perioden. Det kan hjälpa IT att förstå vilka funktioner som kan påverka positivt eller negativt inom olika grupper i företaget.

AI förändrar allt

AI påverkar det mesta kring hur vi ser på digitalisering och hur vi arbetar. Här menar Kent att AI troligtvis blir ingången till större delen av dokumenthanteringen.

-  Du kommer inte längre gå till olika system utan du kommer via AI söka efter alla dina dokument och inte leta manuellt. Detta kommer i sin tur göra det extremt viktigt att ha livscykelhantering, taggning och ägare på dokument och ytor.

Jobb och fritid

Kent gillar sitt jobb och tycker det bästa med Softronic är den frihet man får och att det ger en möjlighet att arbeta med många olika saker.

-  Jag har aldrig en tråkig dag ibland är man i ett projekt med sina kollegor och ibland arbetar man självständigt. Det är sällan man har en dag som är exakt lik den andre vilket jag själv uppskattar och är nog en av anledningarna att jag stannat så länge på Softronic.

Han gillar balansen mellan jobb och fritid och tycker det är härligt att vara ute och promenera.

-  Det är både avslappnande och får mig att tänka bra. Jag gillar även att gå till gymmet även om det inte blir så ofta längre.

På kvällarna gillar han att koppla av och då spela Playstation, det älskar han nästan lika mycket som SharePoint.